以下是分组软件中进行用户权限管理的关键步骤：

第一步：定义用户角色

在开始执行任何其他操作之前，需要定义不同用户角色的权限等级。例如：管理员、编辑者、查看者、访问者等等。然后，为每个角色包括权限和访问级别制定编辑策略，以确保不同角色的交互是安全和透明的。

第二步：分配访问权限

此步骤涉及将人员分配给特定角色。分配人员的同时，需要分配他们能够访问的内容和操作权限，以及数据的级别和类型。

第三步：管理用户扩展权限

如果用户需要扩展的权限来管理其他用户，则需要进行特殊权限设置。这类权限可以给予有授权访问特定数据的用户，以帮助他们执行一个或多个任务，例如添加新用户、管理文档、授权共享等等。

第四步：管理用户活动

对分组软件中的用户进行活动管理，有助于确定他们是否正在有效地使用分组软件。通过定期审查用户活动，可以识别潜在的安全风险并采取必要的措施。

第五步：监控权限变更

有时候，特定角色的权限需要进行变更。例如，当某个团队成员加入或离开时，操作权限的变更是非常必要的。管理员需要体谅变更对工作流程的影响，并确保新的变更方案不会产生额外的负面影响。